Примеры связывания документов Связывание документов Word. Связывание или внедрение данных в Office для Mac Как сделать связь ворда и экселя

20.1 Теоретические сведения

Существует множество различных способов совместного использования данных программами Microsoft Office. Например, Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ Word. Можно скопировать и вставить электронную таблицу Excel в документ Word. Кроме того, в документ Word можно также вставить электронную таблицу в виде связанного объекта или внедренного объекта.

Основные различия между связыванием и внедрением (встраиванием) объектов заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.

Связанный объект – это объект (например, электронная таблица), созданный в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

Внедренный объект – это объект (например, электронная таблица), вставленный в файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.

Связывание и внедрение можно осуществлять как при помощи буфера обмена, так и при помощи диалогового окна "Вставка объекта", которое вызывается командой Объект в меню Вставка.

Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться со способами совместного использования данных программами Microsoft Office . Внедрение при помощи диалогового окна "Вставка объекта" изложено в лекционном курсе и в рекомендованных источниках информации.

20.2 Цель работы

Приобретение практических навыков работы с программами Microsoft Excel и Word в процессе создания документов, копирования, связывания и внедрения объекта (электронной таблицы) Microsoft Excel в документ Word.

20.3 Постановка задачи

Для выполнения лабораторной работы выполните следующее:

создайте документ Word в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1;
создайте чистую книгу, заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2, и выполните необходимые вычисления;
вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word следующими способами:
- в виде таблицы Word;
- в виде внедренного объекта;
- в виде связанного объекта.

После вставки таблицы Excel в документ Word удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах и обновите данные.

Рис. 20.1

Рис. 20.2

20.4 Пошаговое выполнение работы

20.4.1 Включите ПК

Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.

20.4.2 Запустите Microsoft Word и Excel

20.4.2.1 Запустите Microsoft Word, используя команду Главного меню.

После запуска Microsoft Word откроется окно приложения "Документ 1 - Microsoft Word ", в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный. Создайте документ в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1, и сохраните его.

20.4.2.2 Не закрывая Word, запустите Microsoft Excel.

После запуска Microsoft Excel откроется окно приложения, в котором отображается пустая рабочая книга "Книга 1" с тремя рабочими листами. Создайте новую книгу и заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2. Выполните все расчеты (заполните строки и столбец "Всего" и строку "Итого") в электронной таблице и сохраните файл (рабочую книгу).

20.4.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word различными способами

20.4.3.1 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде таблицы Word.

перейдите в документ Word, выберите место вставки таблицы и нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.

20.4.3.2 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде внедренного объекта.

Для этого выполните следующие действия:

выделите диапазон ячеек таблицы;
нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
перейдите в документ Word, выберите место вставки внедренного объекта;
установите переключатель в положение Вставить;

20.4.3.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде связанного объекта.

Для этого выполните следующие действия:

выделите диапазон ячеек таблицы;
нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
перейдите в документ Word, выберите место вставки связанного объекта;
выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
установите переключатель в положение Связать;
В списке "Как:" выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

20.4.4 Удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах, вставленных в документ Word, и обновите данные

20.4.4.1 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом копирования, и обновите данные во всей таблице.

Для этого:

пересчитайте данные во всей таблице.

20.4.4.2 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом внедрения объекта, и обновите данные во всей таблице.

Для этого:

выполните двойной щелчок на внедренном объекте (таблице), чтобы он открылся с помощью программы Excel, в которой был создан;
удалите число 128 в ячейке G5;
щелкните вне поля внедренного объекта, чтобы вернуться в Word.

20.4.4.3 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом связывания объекта, и обновите данные во всей таблице.

Выполните следующее:

выполните двойной щелчок на связанном объекте (таблице), откроется окно приложения Excel с открытой рабочей книгой;
удалите число 128 в ячейке G5;
данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
закройте приложение Excel, чтобы вернуться в Word.

20.4.5 Завершение работы

Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладные программы Microsoft Word и Excel , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.

Т екстовый процессор с некоторыми базовыми возможностями электронных таблиц делает фантастическую комбинацию. Вы можете довольно просто встроить в обычный текстовый документ Microsoft Word таблицы Excel.

Внедрение Excel таблиц в основном включает крошечную копию программы. При редактировании раздела Excel документа у Вас есть доступ ко всем элементам управления Excel, как если бы Вы использовали Excel в качестве отдельной программы. Вы можете добавлять стандартные текстовые и числовые значения, и, что крайне важно, формулы, которые применяются непосредственно к мини-окну Excel.

Чтобы вставить таблицу Excel в Word 2016, нажмите вкладку «Вставить» в верхней части окна, а затем нажмите кнопку «Таблица». Нажмите «Таблица Excel» в раскрывающемся меню.

Вот пример. Я заполнил стандартные ячейки значениями и использовал одну из самых распространенных формул суммы для ячеек в последнем столбце. Итак, для значения «Всего» для «Продукт1» в ячейке E2 я использую формулу «СУММ(B2: D2)», чтобы добавить все три значения в строку и автоматически получить мою итоговую сумму. Вы можете использовать любую формулу Excel, которая Вам нравится в этой встроенной версии программы.

Таблицы Excel имеют в основном бесконечное количество строк и столбцов, но это нецелесообразно, когда Вы используете эти данные в виде таблицы в документе Word. Чтобы изменить количество видимых строк и столбцов, щелкните и перетащите опорные точки, черные квадраты, которые появляются в каждом углу и в середине поля вокруг таблицы Excel.

Когда Вы закончите редактирование этих значений, Вы можете щелкнуть на любую другую часть документа Word, а форматирование по умолчанию вернется к базовой таблице, подходящей для печати или распространения через доступные для чтения форматы, такие как PDF. Здесь Вы можете настроить ширину и высоту таблицы, чтобы лучше соответствовать форматированию документа Word без изменения количества видимых столбцов или строк.

Чтобы снова начать редактирование электронной таблицы, дважды щелкните на нее, чтобы вернуть элементы управления Excel.

Также возможно встроить существующий файл Excel, что удобно, если Вы пытаетесь обмениваться данными, которые Вы уже накопили. В таблице «Вставка» нажмите кнопку «Объект» (маленький квадрат с синей рамкой в разделе «Текст»):

В появившемся окне нажмите «Создать из файла», затем нажмите «Обзор», чтобы перейти и открыть электронную таблицу Excel на накопителе Вашего компьютера. У Вас также есть пара других вариантов. Выбор опции «Связь с файлом» сохраняет таблицу, которую Вы видите в Word, связанную с реальной электронной таблицей Excel, если они хранятся в тех же местах, что и при их соединении. Изменения, внесенные Вами в любом месте, отражаются в другом. Вы также можете выбрать параметр «В виде значка», чтобы отобразить электронную таблицу в виде простого значка в документе Word, который Вы можете щелкнуть, чтобы открыть электронную таблицу в Excel.

Когда Вы закончите, просто нажмите «ОК», чтобы вставить таблицу.

В зависимости от форматирования Word Вам может потребоваться изменить размер или изменить его, чтобы все было видно.

При необходимости внедрения табличного блока в Word, его лучше сформировать в Excel и перенести в текстовый файл. Способов сделать это два – простая вставка и импорт данных с установлением связей. Однако стоить учесть, чтобы вставить таблицу в ворд из экселя, нужно внимательно прочитать порядок действий.

Копирование и вставить

При небольшом размере таблицы с окончательным вариантом ее содержимого наиболее оптимален способ перемещения путем копирования и простой вставки. Алгоритм действий следующий:

комбинацией Shift+Insert или Ctrl+V – сохраняется первоначальное оформление;

Вкладка «Главная», инструмент «Вставить», нажать на значок необходимых в конкретном случае параметров;

Контекстным меню:

– с помощью варианта «Использовать стили конечного форматирования» – содержимое вставленного диапазона автоматически будет оформлено в едином стиле с текстовым блоком, значения ячеек можно менять;

– выбрав параметр «Рисунок» – сохранится исходное оформление, но утрачивается возможность внесения корректировок в область ячеек.

Импорт таблицы

При необходимости переноса табличных данных с возможностью внесения изменений в первоначальном файле и обновлением значений в Word, используют другой способ:

В Экселе выделяется нужный диапазон и копируется.
В Ворде вставляется скопированный объект:

Контекстным меню при помощи параметра:

– «Связать и использовать конечные стили» – стиль оформления таблицы адаптируется под последний абзац документа, при внесении изменений в исходнике значения в Word тоже меняются;

Вкладка «Главная» выбрать значок «Вставить», далее нажать «Специальная вставка», в поле «Как» указывается «Лист Microsoft Excel (объект)».

Кто хоть однажды составлял финансовую отчетность по требованиям IFRS, знает, как много времени занимает копирование таблиц из Excel в Word и их дальнейшее форматирование. Давайте сэкономим себе гору времени. Теперь вам надо будет лишь однажды вставить нужные вам таблицы - обновляться при изменении они будут автоматически.

Итак, мы подготовили таблицы, которые пойдут в документ в Microsoft Excel. Скажем, это отчет о прибылях и убытках. Скажем, такой.

Как вы видите - самый что ни на есть Excel"евский. У него есть куча преимуществ. Прежде всего, с ним удобно работать, он может содержать необходимые вычисления, формулы, удобно отслеживать, откуда берутся данные (качественный audit trail) и т.п. Проблема в том, что он не в вордовском файле. И эта проблема - серьезная.

Есть пара способов вставить его в Microsoft Word:

(1) вставить его картинкой (преимущества - невозможно изменить, сохраняется точное форматирование; недостатки - опять-таки, невозможно изменить, много весит, если вставить 30-40 таких таблиц, могут быть проблемы с отправкой по электронной почте, особенно с корпоративного ящика), и

(2) вставить его текстом (преимущества и недостатки - с точностью до наоборот).

У обоих способов есть существенная проблема. При изменении исходников с таблицами, их надо вставлять заново. При подготовки отчетности, о которой я писал в начале, не исключено обновление таблиц с завидной регулярностью, скажем 5-10 раз за подготовку. Чтобы избежать пустой траты времени на обновление таблиц, я предлагаю вставлять связанные таблицы.

Как вставить связанную таблицу из Excel в Word

(1) Выделите таблицу Excel, которую хотите вставить в документ Word, и нажмите копировать ,

(2) перейдите в Word, поставьте курсор на место, куда хотите вставить таблицу и нажмите Связать и сохранить исходное форматирование .

Если вы пользуетесь более ранней версией офиса (скриншот сделан из Microsoft Office 2010), нажмите Специальная вставка... И выберите в появившемся окне опцию Связать , вместо Вставить, которая стоит по-умолчанию.

Результат выглядит так.

Вы наверняка заметили, что связать можно в разных форматах. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки. Выбирайте исходя из ваших личных предпочтений. Главное, что вставленная таблица будет обновляться вместе с обновлением таблиц в Excel (при запуске Word будет просить обновить внешние данные - смело жмите Обновить ). Теперь вы не забудете обновить одну таблицу из 40, вставленных в документ!

Если вы хотите научиться применять Excel в ежедневной работе и экономить при этом кучу времени, обратите внимание на эти книги: Microsoft Excel 2010 на примерах и Microsoft Excel 2010. Библия пользователя .

Последние новости

Продвинутый Excel: Почему я перестал пользоваться функцией V…
Я уже писал про то, что функция VLOOKUP (ВПР), наверное, самая полезная функция после простых арифметических операций …
Как Excel пересчитывает книгу и почему надо избегать волатил…
Если вы часто работаете с большими файлами, которые производят большое количество вычислений, зависящих друг от друга, о…
Как быстро построить график Waterfall (водопад)
В Excel отсутствует стандартные диаграммы типа Waterfall. Поэтому для создания диаграмм этого типа обычно используют гис…
Окно контрольного значения для отслеживания результатов
Часто бывает, что мы работаем с большими таблицами, которые рассчитывают в конечном итоге 1-2 показателя, но зависят от …
Bullet chart для сравнения планируемых показателей и фактиче…
Часто возникает необходимость сравнить основные финансово-экономические показатели с планируемыми, например, для целей о…
Тацуо Хориучи - 73-летний художник, рисующий в Excel
"Я никогда не пользовался Excel на работе, но я видел, как другие люди делают в нем довольно красивые диаграммы и график…
Как возвести число в степень и извлечь корень
Знаете ли вы, что для того, что для возведения в степень числа в Excel есть специальный символ ^ (на шестерке в английск…

Очень часто, решая различные офисные задачи, мы храним и обрабатываем данные либо в электронных таблицах Excel, либо в текстовом редакторе Word. Причем, чаще всего эти данные взаимосвязаны между собой. Например, таблица Excel или ее фрагмент копируется и вставляется в Word.
Плюсы такого подхода очевидны: пользователь не связан в выборе средств хранения данных.
Однако, есть и существенный минус, а именно: если в исходной таблице данные изменяются, то мы обязательно должны проследить, чтобы во всех связанных документах эти данные были откорректированы. Поэтому, тема копирования, внедрения и связывания данных из различных документов, оказывается весьма актуальной. В данном видеоуроке я хочу вам рассказать, какими тремя способами мы можем скопировать данные из Excel в Word, а также, как установить связь между этими данными.

Первый, самый распространенный способ, которым пользуются практически все - это обычное копирование и вставка данных с помощью промежуточного буфера обмена. Мы выделяем таблицу Excel или ее фрагмент, нажимаем кнопку "Копировать" в панели инструментов, в текстовом редакторе устанавливаем курсор в нужное место и нажимаем кнопку "Вставить".
Полученная таблица является самой обыкновенной таблицей Word. Мы можем форматировать или редактировать ее как угодно: изменять или добавлять данные. При этом, исходная таблица Excel не изменяется никаким образом. Аналогично, если в исходной таблице я буду вносить какие-то изменения, в скопированной таблице ничего ихзменяться не будет. Просто, но не совсем удобно.
Второй способ копирования данных предполагает вставку в документ Word таблицы Excel, как полноценного объекта. На этот раз при копировании мы воспользуемся режимом специальной вставки данных. По прежнему таблица с данными в наших двух документах не связана между собой, что неудобно. Однако, работая в текстовом редакторе word, мо получаем под рукой полноценную Excel-таблицу, в которую можно вводить формулы, создавать графики и все будет работать.
Последний, третий способ копирования данных предполагает их связывание в процессе специальной вставки. По внешнему виду появившаяся таблица ничем не отличается от предыдущих, однако по сути, это совершенно другой объект, отличный от предыдущих. На этот раз перед нами находится уже не таблица, а ссылка на первоначальный источник данных. Если с исходными данными Excel что-либо произойдет, мы эти изменения сразу же увидим в текстовом документе Word. Для этого связанные данные необходимо своевременно обновлять. Закрыв полученный текстовый документ, продолжим редактировать таблицу Excel. Тогда, при повторном открытии текстового документа, Word предупреждает нас, что в документе имеются связанные данные, которые зависят от внешнего источника и предлагает нам их обновить.